Quer entender melhor o que é automação de marketing? Então acompanhe este artigo. Inicialmente faremos uma breve análise do que significa automação. Na sequência entraremos nos detalhes sobre como a automação se encaixa no marketing e também na área comercial. Com isso você terá um entendimento mais profundo sobre Automação de Marketing!

O que é Automação

Podemos dizer que uma automação nada mais é do que uma sequência de eventos encadeados, estruturados visando otimizar a execução de processos de negócios.

Para facilitar o entendimento pense em uma automação como uma linha de montagem. Você tem uma esteira onde ao longo dela pode adicionar quantas estações de trabalho desejar. Eventos ocorrem nessas estações de trabalho; Para efeito de exemplificação vamos chamar esses eventos e estações de trabalho de “ações”.

Linha de Montagem em uma Fábrica

Quando você ativa uma automação, você basicamente liga as estações de trabalho. Com isso, quando um determinado gatilho for acionado, a esteira irá mover os contatos de ação para ação (estação para estação) até que eles atinjam o fim da sequência. Isso ocorre de forma planejada e automática, sem a necessidade de intervenções manuais para fazer a esteira andar. Uma automação ativa é executada continuamente até que você a torne inativa ou a exclua.

Em suma, as automações podem ser entendidas como os motores dos seus processos de negócios. Elas alimentam a continuidade do processo (etapa por etapa). Perceba que as automações podem aumentar a probabilidade de você atingir – e até superar – seus objetivos finais de negócios.

O que é Automação de Marketing

A Automação de Marketing é o uso de softwares avançados para fazer com que processos de marketing sejam feitos de forma automatizadas buscando um ganho de escala.

Através da Automação de Marketing é possível otimizar as suas ações de marketing, ampliando a sua escala e economizando tempo dos profissionais envolvidos.

Aquele primeiro e-mail com os dados de contato da empresa, a resposta padrão de boas vindas, ou até mesmo a confirmação de uma compra, são exemplos de ações repetitivas que podem ser feitas de forma automática. Para isso, basta ter um software de automação. Pare de perder tempo em tarefas repetitivas! Há softwares que podem fazer este trabalho para você.

Com a automação sua empresa contará com processos escaláveis e maior nível de customização no relacionamento com os seus contatos. Isso será possível tendo em vista a variedade de funcionalidades que existem nos softwares de automação. Você poderá contar com processos automáticos, desde as primeiras ações de marketing até as últimas etapas de fechamento de uma venda.

Veja na figura abaixo um exemplo de processo que foi automatizado. Existem tarefas que acontecerão automaticamente, bastando que a ação anterior ocorra. Além disso, é possível definir regras em caso de ações condicionantes. Ou seja, pegando o exemplo abaixo, o contato pode responder ao e-mail enviado ou não. As duas situações estão previstas no fluxo. Se o cliente responder o e-mail uma ação acontecerá e se ele não responder outra ação será acionada. (Clique na imagem para amplia-la).

O que é automação de marketing

Várias interações com os seus contatos poderão ser monitoradas. Estas interações poderão gerar pontos para o seu contato formando um ranking daqueles que mais interagiram com a sua empresa. Este ranking servirá de insumo para novas ações visando oferecer ao contato aquilo que ele procura. A automação irá contribuir na sua tarefa de apresentar o remédio adequado, em momento oportuno, para ajudar a sanar uma dor do seu contato.

Dica Importante: Lembre-se que por ser uma sequência de eventos encadeados, estruturados para otimizar a execução de processos de negócios, a automação pode impactar diferentes setores. Ou seja, ela poderá atuar de forma decisiva na integração entre os times de Marketing e Vendas.

Exemplos de Uso de Automação de Marketing

Automações têm um vasto potencial a ser explorado! Elas podem realizar trabalhos de nível micro e macro para o seu negócio. Podem ser focadas em vendas, organizar seus leads ou membros da equipe. Você pode criar automações para suas necessidades mais importantes como:

  • Segmentação da base de contatos;
  • Atualização de campos personalizados;
  • Envio de campanhas de acordo com o interesse do seu contato;
  • Somar ou subtrair pontos dos contatos, dependendo das ações por estes executadas;
  • Engajamento pós-compra (e-mails de agradecimento ou auto-responder);
  • Alimentar a planilha de vendas do time de Vendas.

Como você pode notar as oportunidades são muitas. Você pode automatizar inúmeros processos de negócios que julgar necessário para otimizar e melhorar o trabalho da sua empresa. Sua equipe poderá fazer ainda mais atividades, gastando menos tempo.

Em casos muito específicos as automações podem não ser voltadas para vendas. Elas podem ser implementadas com foco exclusivo na organização de leads ou no cadastramento de colaboradores internos.

Dica Importante: Mantenha as automações o mais simples possível. Para processos maiores, não pense em compor tudo em uma única automação. Organize várias delas para operarem juntas. Desta forma, você poderá automatizar totalmente um grande processo de negócios de maneira ordenada.

Colocando a Linha de Montagem para Funcionar (Automações necessitam de Contatos)

É importante deixar claro que toda automação é feita levando-se em consideração que um ou mais contatos sofrerão ações de acordo com os requisitos que serão estabelecidos. Um requisito pode ser o envio de um formulário, por exemplo. O envio de um formulário específico por uma pessoa através do seu site poderá iniciar uma automação que irá segmentar esse contato para uma lista de contatos específica.

Podemos chamar os requisitos de gatilhos. Os gatilhos são a primeira porta por onde os contatos passam para começar o processo de automação.

Gatilhos referem-se a ações que os contatos realizam (o envio de um formulário específico, de acordo com o exemplo acima) ou alterações feitas internamente em dados de registro dos contatos. Uma vez que uma ação inicial selecionada por você acontece, os contatos passam pela primeira porta. Posteriormente você configura as outras portas para segmentações adicionais (o contato que enviou o formulário é segmentado para uma lista de contatos, no exemplo acima).

Entenda mais sobre gatilhos e a sua importância dentro da automação de marketing no artigo: “Como Começar uma Automação de Marketing

As Automações são Baseadas em Ações

Como as linhas de montagem, as automações não só transportam algo, elas têm estações de trabalho que constroem e melhoram o item original. Sem as estações, o item não passará pelo processo de melhoria e não vai alcançar objetivo algum. Ou seja, é de acordo com as ações do contato que sua automação chega o mais próximo do seu objetivo.

Para a automação, as ações do contato são como as estações de trabalho: Não existe automação sem ações. Para que de fato aconteça a automatização do processo de negócio, os contatos devem executar as ações ao longo do caminho. Se os contatos não executarem determinadas ações, eles não abrem as portas, então não avançam para as próximas etapas.

Em alguns casos, os contatos devem exercer o poder de escolha e fazer algo para avançar além da ação. Outros casos, como por exemplo para fins organizacionais, você pode executar automaticamente a ação desejada quando o contato chegar a uma determinada etapa da automação.

Independente disso, todas as ações nas automações causam um efeito nos contatos e trabalham para automatizar qualquer processo de negócios que você deseja. Grande ou pequeno, interno ou externo.

Você pode criar etapas (estações de trabalho) que fazem ações automaticamente:

  • Envio de mensagens;
  • Segmentação de contatos;
  • Atualização de registros dos contatos;
  • Rankeamento dos contatos que mais engajam quando um tema específico é abordado.

Você também pode criar ações que notificam automaticamente sua equipe interna a partir de uma ação que um contato realizou. Por exemplo se um contato realiza uma compra, o representante de vendas será informado por meio de uma mensagem, que é uma ação automática.

Melhorando a Integração entre os Times de Marketing e Vendas

Você sabia que a Automação de Marketing pode aproximar ainda mais essas duas áreas? Pois é, poucos sabem deste importante detalhe. Através da automação de processos que se iniciam no marketing e terminam na área comercial é possível torná-las mais próximas. Além disso, elas podem se tornar ainda mais eficientes e menos custosas, uma vez que os processos passem a ser escaláveis.

Vamos dar dois exemplos de como a automação de marketing pode contribuir aumentando a integração entre Marketing e Vendas.

Pontuação dos Contatos:

Através da automação é possível gerar pontos para os contatos a medida que estes interagem com as suas ações. Muitos chamam isso de Lead Scoring. Ou seja, você pode criar automações que adicionam pontos para o seu contato em diversas circunstâncias como: se um contato abriu o e-mail enviado, se o contato clicou no link, se respondeu o e-mail, se acessou tal página etc. Com isso, você terá um ranking dos contatos que tem maior interação com você.

Neste caso o time de Marketing poderá elaborar campanhas de e-mail, por exemplo, que alcancem os contatos, na expectativa de acompanhar quais se interessam pelo conteúdo compartilhado. Por outro lado, os seus vendedores terão uma lista de contatos mais qualificada, com um ranking dos contatos mais quentes. Ao invés de ligar para todos os contatos aleatoriamente eles poderão priorizar aqueles mais quentes. Adicionalmente, se bem construída, as automações poderão captar dos contatos os dados necessários que a equipe de vendas necessitará para fazer a abordagem rumo ao fechamento do negócio.

Ações linkadas com o CRM:

Uma ação iniciada pelo time de Marketing objetivando o preenchimento de um formulário pode culminar na inserção de um potencial cliente na planilha de vendas do Comercial.

Imagina um formulário de pré-inscrição de um curso, por exemplo. Este formulário será o gatilho inicial para que uma série de ações ocorram: Ao enviar o formulário o contato receberá automaticamente um e-mail de agradecimento contendo valores e dados para efetuar o pagamento do curso; No e-mail será informado que o contato precisará enviar uma resposta anexando o comprovante de pagamento; Caso envie o e-mail o contato irá cair no CRM do time de vendas, em um status já avançado; O CRM será alimentado com os principais dados do contato, além do estágio deste contato no fluxo de vendas.

As ações descritas acima podem ser automatizadas através de uma plataforma de automação de marketing. Com isso, o time de vendas já terá boa parte do trabalho adiantado. O papel do vendedor não será descartado, ele será aprimorado. Afinal de contas, continuará existindo a necessidade de negociação, atendimento personalizado etc. Veja que a automação possibilita um maior ganho de escala nos processos internos. O time de Vendas poderá aumentar o seu potencial de fechar novos negócios, desde que implemente a automação de maneira eficaz.

Ganho de Escala através da Automação de Marketing

Tornar automático processos de marketing que até então eram feitos manualmente. Já pensou nesta possibilidade? Pense no seu processo como é feito hoje. Se possível descreva o fluxo deste processo. Coloque em um papel todas as ações, desde a atividade inicial do marketing até o fechamento de uma venda. Agora analise este processo e veja quais as ações que você consegue automatizar.

A divulgação de uma campanha de marketing de um determinado produto ou serviço pode ser feita, por exemplo, por e-mail para milhares de contas, de forma personalizada e segmentada. Você não precisa disparar vários e-mails distintos para contatos diferentes. Ao concluir a compra o seu cliente pode receber um e-mail de confirmação automaticamente, sem que um vendedor ou alguém do seu time de venda tenha que executar esta atividade toda vez que uma venda é fechada.

Porém, considero que o maior ganho está relacionado a priorização que o time de vendas pode fazer, considerando o ranking dos clientes mais “quentes”. Ao invés de contatar toda a base de clientes os seus vendedores poderão se basear naqueles contatos que tem maior potencial de compra, tendo em vista o seu Lead Score. Em tempos de escassez de recursos, sejam eles financeiro ou de tempo, você precisa fazer com que seu time produza mais com cada vez menos tempo e dinheiro.

Segmentação da Base de Contatos

Crie de forma automática listas de contatos específicas que podem variar de acordo com o seu objetivo. Com o auxílio de softwares de automação de marketing será possível criar e manter listas de contatos separadas por estado, gênero, área de interesse, tipo de cliente, etc. Vai depender da sua necessidade.

Esta segmentação fará com que seus contatos recebam mensagens mais personalizadas, alinhadas com os seus interesses. Afinal de contas, é extremamente desagradável receber constantemente emails que não são do seu interesse, não é mesmo?

Atualização de Campos Personalizados

Quanto maior o número de contatos em sua base mais atenção você precisará ter com a manutenção destes dados. Em algumas situações poderá ser preciso criar ou atualizar campos personalizados (campos personalizados são campos criados pelo usuário do software de automação, de acordo com a sua necessidade. Este servirá para registrar dados adicionais, diferentes daqueles oferecidos inicialmente pelo software).

Suponha que você esteja expandindo o seu negócio levando o seu serviço para novos estados. Com isso a criação de um campo Estado passa a fazer sentido. Através do software você poderá fazer esta atualização de forma ágil e prática, impactando as dezenas, centenas ou até milhares de contatos cadastrados em sua base.

Ferramentas de Automação de Marketing

Hoje em dia existem inúmeras ferramentas de automação de marketing no mercado. A grande maioria delas são internacionais e algumas são bem caras. Vamos trazer para você diferentes opções, detalhando vantagens e desvantagens de cada uma.

Nosso objetivo: Deixá-lo ciente das opções existentes destacando aquela com melhor relação custo benefício para a realidade do mercado brasileiro. Afinal, sabemos que o orçamento é cada vez mais apertado e que é preciso investir com sabedoria para alcançar ótimos resultados com o menor custo possível.

Active Camapign

A melhor relação custo benefício. A plataforma oferece um modulo de Automação muito poderoso. São mais de 20 gatilhos para você iniciar uma automação. Você pode escolher entre: assinatura em uma lista, abertura de e-mail, envio de formulário, clique em link etc.

É possível incluir mais de um requisito para acionar um fluxo de automação. As automações podem impactar o CRM e o cadastro de contatos. Ou seja, um cliente que preencheu um formulário, caso desempenhe algumas atividades poderá ser acionado automaticamente em uma planilha de vendas, alimentando o seu CRM. Além disso, a cada ação desempenhada é possível adicionar ponto ao lead score do respectivo contato. A plataforma possui integrações com WordPress, Zapier, Facebook entre outras ferramentas.

O ponto negativo fica por conta do controle de permissões de acesso aos usuários que possui limitações e o suporte que demora um pouco a atender e, geralmente é feito em inglês.

A Active Campaign possui uma versão Plus com muitas funcionalidades e com um bom valor de mensalidade R$ 219 por mês (data base: Junho/2019). O problema é a variação do dólar que acaba deixando o consumidor bastante apreensivo quando chega a fatura do cartão!

Sharpspring

A Sharpspring é uma plataforma bastante robusta. Ela possui um layout bastante amigável e muitos recursos. Entre os recursos podemos destacar o acompanhamento da fonte dos leads. Ou seja, através da plataforma é possível rastrear se o contato veio de uma campanha no Google Ads ou de uma mídia social como o Facebook, por exemplo.

Seus relatórios são de fácil interpretação. A montagem dos fluxos de trabalho são visuais, extremamente amigáveis, bastando escolher os itens, arrastar e soltar no local desejado. Além disso você também conta com opções de layout de landing page que podem adiantar bastante o seu lado.

O ponto negativo fica por conta do valor de aquisição da plataforma que não é o mais em conta do mercado.

Hubspot

É possível começar com uma série de recursos gratuitamente optando pela opção Hubspot CRM. Porém, para ter acesso a funcionalidades adicionais é preciso pagar uma conta para ter um perfil que permite acesso a recursos restritos. Uma conta Profissional está na faixa de R$ 800 por mês (data base: Junho/019).

Com o CRM da Hubspot é possível organizar e gerenciar seus contatos e a sua planilha de vendas porém como a própria plataforma informa a ferramenta é poderosa mas é muito melhor junta. Ou seja, a sua capacidade de execução poderá ficar limitada caso não esteja usando todos os módulos oferecidos pela Hubspot.

RD Station

É a opção nacional entre as plataformas de automação citadas aqui. A RD Station (Resultados Digitais) ganhou bastante notoriedade com a sua plataforma de automação. Ela é bastante completa.

A ferramenta de automação da RD Station oferece suporte a todas as funcionalidades. Você conseguirá realizar análises de SEO, gerenciar os seus Leads com direito a lead trackinge e lead scoring. Além disso, você poderá criar cadências de email para nutrir os seus contatos.

Porém, para ter acesso a tantos recursos você precisará botar a mão no bolso (e o bolso precisa ser fundo). Atualmente é preciso fechar um contrato mínimo de 12 meses para usar a RD. Ou seja, lembra no passado quando você assinava um plano de celular e tinha um prazo de fidelidade. É tipo isso. O que acaba elevando a contratação do serviço. O valor do plano básico sai por R$ 349 por mês.

Como Começar uma Automação de Marketing

Por conceito a automação de marketing pressupõe a existência de um software que irá absorver grande parte do trabalho pesado, gerando uma grande economia de escala para o seu negócio. Afinal de contas, este é um dos principais papéis da tecnologia, facilitar a nossa vida.

Considerando que você já possui o software, tenha em mente três etapas que considero serem cruciais para começar uma automação de marketing: (i) Definir o seu objetivo; (ii) Mapear o processo (iii) Definir os gatilhos da automação.

O objetivo que se pretende alcançar será fundamental para estabelecer um ponto final para a sua automação. Os softwares possuem muitas funcionalidades, você poderá considerar inúmeras variáveis. Porém, se não houver um objetivo muito claro, você poderá se perder facilmente. Portanto, tenha em mente um objetivo para a sua automação.

Ter em mãos um processo bem claro e detalhado é vital para que a automação seja eficiente. O processo atual servirá como base para que o processo automático seja implementado no software de automação. Esquecer de alguma variável existente no seu processo poderá comprometer seriamente os resultados da automação.

Por fim, a definição dos gatilhos que irão iniciar a automação. É a ação primeira que precisa acontecer para que na sequência ocorram as ações automáticas. Toda automação pressupõe que exista um gatilho. Atenção para a escolha e configuração do gatilho. Todo um processo pode ser ignorado caso um detalhe seja esquecido no momento da fase de gatilho.

Para exemplificar, imagina que um processo de vendas seja iniciado quando o contato envia o formulário de pré-inscrição. Porém, ao definir o gatilho você configurou que o processo começaria a partir do envio do formulário de contato, ao invés do formulário de pré-inscrição. Ou seja, o processo de pré-inscrição simplesmente não será acionado, e você irá correr um enorme risco de perder esta venda.

Resumidamente, esses são os 3 pilares necessários para que você consiga dar início a uma automação de marketing estruturada. Sendo assim, sem uma estrutura muito bem definida você poderá cair num emaranhado de ações e fluxos automáticos que não serão produtivos. Ou seja, não irão gerar o resultado esperado.

No artigo Como Começar uma Automação de Marketing você irá encontrar ainda mais detalhes para implementar automações que sejam eficazes. Agora além de saber o que é uma automação de marketing você estará pronto para implementá-las.

Conclusão

Além de entender um pouco mais sobre o que é automação de marketing você identificou ótimas oportunidades para implementar automações. Ficou claro que você pode criar uma variedade grande de automações e com qualidade para melhorar o seu negócio. Você pode ver também que, através da automação o seu time de vendas pode ganhar escala, aumentando o poder de venda.

Esperamos que agora esteja claro o que é automação de marketing. É uma estratégia relativamente nova e que pode gerar grandes benefícios para a sua empresa. Porém, para que isso ocorra é necessário ter uma boa plataforma de automação e ter uma assessoria adequada para extrair o máximo da plataforma. O envio de um formulário, a abertura de um e-mail, o clique em um link, a identificação dos contatos mais quentes. Tudo isso pode e deve ser automaticamente acompanhado, sem a necessidade de intervenção manual. Tudo isso deve ser implementado com o objetivo de melhorar a performance da sua empresa.

Implemente automações que otimizem os processos de negócios da sua empresa. Fale com a Guia-se, a sua Agência de Marketing Digital em Niterói.