Ao implementar a automação de processos, fazendo com que colaboradores e tecnologias trabalhem de forma integrada, sua empresa poderá ampliar a capacidade produtiva.

Organizar, Automatizar e Escalar. Guarde bem essas três palavras que podem levar a sua empresa a um novo patamar.

Durante muitos anos grandes empresas investiram pesado em novas tecnologias. Novos softwares que conseguem aumentar a produtividade dos funcionários. Com o avanço das inovações a oferta de softwares acabou se ampliando, o que ajudou a tornar mais acessível, principalmente do ponto de vista financeiro, a aquisição destas tecnologias. Porém, ainda há muitas empresas que estão defasadas em relação ao uso de softwares que permitam ter um maior ganho de escala.

Sendo assim decidimos compartilhar algumas dicas para que estas empresas recuperem o tempo perdido! Comece pela organização da casa.

Comece organizando (ou reorganizando) a sua empresa.

Todo empresário deseja conseguir escalar o seu negócio da melhor forma possível. Em outras palavras, pegando emprestado a definição do wikipedia: “organizar o processo produtivo de maneira que se alcance a máxima utilização dos fatores produtivos envolvidos no processo, procurando como resultado baixos custos de produção e o incremento de bens e serviços. Ou seja, o empresário procura tirar o máximo do seu fator produtivo, controlando os custos e visando ampliar cada vez mais a entrega de produtos/serviços.

Porém, quando falamos de “fator produtivo” estamos falando de pessoas, entre outras coisas. E as pessoas tem o seu limite de produção, tal qual acordado nos contratos de trabalho. Sabendo destas condições, podemos focar os esforços para a organização institucional e de seus processos. Os processos estão todos bem definidos? Há processos desnecessários? Há processos que podem ser feitos de forma mais automática, sem demandar horas de trabalho dos colaboradores? Veja que, possivelmente, a sua instituição tem espaço para melhorias. Vale destacar que você só irá encontrar as melhorias necessárias ao dedicar um tempo para organizar a casa. Revisitar processos, analisar possíveis falhas nos processos, checar controles.

Faça uma reflexão: Você concorda que hoje em dia nós consumimos filmes e séries de uma maneira diferente da forma como consumíamos nos anos 2000? No passado saíamos de casa para buscar filmes na locadora, agora é tudo via Netflix. Antes de 2010, ano em que o app do Uber foi lançado, nós ligávamos para o Taxi e aguardávamos alguns minutos pela sua chegada. Agora o serviço é prestado basicamente por aplicativo e as opções são inúmeras. E a sua empresa, o que apresentou de mudança durante este tempo? Os processos na sua empresa continuam sendo feitos da mesma forma há anos? Talvez esteja na hora de reorganizar a casa, você não acha?

Tendo concluído a organização é hora de partir para a Automação. É hora da automação de processos.

Para começar é importante que você entenda o significado do termo “Automação de Marketing”. De forma resumida podemos dizer que Automação de Marketing é o uso de softwares avançados para fazer com que processos de marketing sejam feitos de forma automatizadas buscando um ganho de escala. Caso você queira aprofundar o entendimento no assunto veja o artigo O que é Automação de Marketing, onde entramos nos detalhes sobre o termo, citamos diferentes benefícios da automação e ainda demonstramos exemplos práticos. Entendendo corretamente o significado do termo você irá entender perfeitamente a importância de automatizar processos.

Tendo feito corretamente o dever de casa, ou seja, tendo revisitado os seus processos separe aqueles mais repetitivos. Muito provavelmente você irá identificar que alguns processos se repetem e que portanto, poderiam deixar de ser feitos manualmente para serem executados de forma automática. Neste momento vale um destaque crucial para esta etapa. Para que não haja qualquer dúvida do leitor vale frisar que para automatizar processos relacionados será preciso contar com softwares com esta finalidade. Hoje no mercado há muitos softwares de automação de marketing que irão possibilitar a automação.

Ao tornar automático processos que antes demandavam a intervenção humana, você irá liberar tempo para que o seu time de Marketing e Vendas faça um trabalho mais analítico por exemplo. O time de vendas pode focar esforços nos contatos mais qualificados. O time de marketing poderá investir tempo em analisar relatórios para identificar quais ações estão dando maior retorno. Isso será possível a partir da “terceirização” de tarefas que podem ser feitas por um software. Um exemplo clássico: O famoso auto-responder. Quando um prospect envia um formulário através do seu site você pode programar uma resposta automática via email, de agradecimento pelo contato. E se quiser ir além, você pode elaborar uma cadência de e-mails para interagir com este prospect. Esta cadência pode variar dependendo do tipo de receptividade por parte do prospect.

Atenção: Veja que, se implementada de forma estratégica, a automação de processos não irá implicar necessariamente em demissões em massa. O que se propõe é que o trabalho humano seja melhor aproveitado, uma vez que atividades rotineiras e repetitivas podem ser melhor desempenhadas por softwares, com menor risco e menos custo. Os colaboradores devem ser incentivados a aplicar seus conhecimentos e habilidades para atividades que geram valor para a empresa e que não são passíveis de terceirização. Como exemplo podemos citar o foco na inovação e criatividade, tendo como base os dados gerados pelos softwares, como consequência da automação de processos. Além disso, é importante destacar que processos que demandam intensa interação com o público, uma maior sensibilidade ou uma necessidade de lidar constantemente com o imprevisto tendem a continuar demandando o trabalho humano.

Agora é hora de ganhar escala.

Você já parou para analisar quanto tempo o seu time de vendas perde enviando e-mails que são padrão? Além disso, você já notou que o gatilho para que este e-mail seja enviado é o mesmo? Logo, na etapa anterior você transformou este processo manual em um processo automático, certo? Ótimo! Então agora é hora de ganhar escala. O seu time de marketing e vendas podem ampliar ainda mais a sinergia. Ou começar a ter sinergia! (espero que você não esteja neste estágio!). É a famosa soma onde 1+1 é maior do que 2.

Agora vários processos que eram feitos manualmente, um por um, estão sendo feitos pelos softwares. Além de liberar tempo para os seus funcionários as chances de erro operacional diminuem, pois os e-mails já estão pré-configurados, as etapas já foram parametrizadas, as regras também já foram criadas. Lembre-se: tudo isso só será possível com a ajuda de um software de automação. De tempos em tempos você precisará garantir que melhorias e possíveis ajustes sejam feitos nas regras de automação.

Dica Importante: Para ganhar escala os times de marketing e vendas podem buscar maior interação nas suas atividades. Para auxiliar a compreensão vamos a um caso prático: Com o uso de funcionalidades dos softwares de automação de marketing as ações do time de marketing podem gerar o input de um prospect na planilha de vendas, gerando uma demanda para o time de vendas. Se ao criar a ação os dois times foram envolvidos e trabalharam de forma eficiente, o time de vendas poderá receber um prospect com dados importantes para o momento da negociação. A campanha implementada pelo time de marketing poderá contemplar formulários com diferentes níveis de informação. A medida que o prospect avançar no processo de compra (ou jornada de compra, termo que falaremos com mais detalhes em breve) outras informações podem ser demandas com o intuito de fazer com que o time de vendas receba um contato qualificado e mais próximo de um fechamento.

Conclusão

É preciso acompanhar um mercado cada vez mais tecnológico, em franca expansão. E para ser competitivo será preciso organizar sua empresa, para implementar a automação de processos e, por fim, conseguir escalar seus negócios.

Hoje no Brasil algumas empresas já estão explorando a automação e apresentando um ganho de escala significante. Veja abaixo matéria veiculada no Jornal Nacional de 17/05/2019 que enfatiza o cenário da automação no mercado de trabalho brasileiro. A matéria ilustra de forma muito clara os benefícios da automação e como ela tem sido percebida por empregados e empregadores.

Esteja na dianteira! Não deixe que o seu concorrente tome a sua frente e consiga ampliar a sua capacidade de entrega com menos custos. Isso poderá gerar um diferencial para ele difícil de ser superado. Faça você primeiro. Organize, Automatize e Escale o seu negócio, o quanto antes!